Een ziekmelding roept bij jou als werkgever meteen vragen op over contact, werkzaamheden en de terugkeer van je medewerker. Je wilt betrokken blijven, maar ook zorgvuldig omgaan met medische gegevens en de regels rond verzuim. De arbodienst ondersteunt je daarbij, maar neemt niet alle taken van je over. Dat onderscheid helpt je om op tijd te handelen en misverstanden met medewerkers te voorkomen.

Zeker bij langdurige afwezigheid verloopt de begeleiding via vaste stappen, waarbij jij, je medewerker en de bedrijfsarts ieder een eigen rol hebben. Als je weet wie waarvoor verantwoordelijk is, kun je gerichter afspraken maken en de begeleiding goed volgen.

Ziekmelding bij de arbodienst

Bij een ziekmelding registreer je zelf dat je medewerker afwezig is en geef je dit volgens de afspraken door aan de arbodienst. Die verwerkt de melding, houdt termijnen in de gaten en zorgt dat de verzuimbegeleiding op gang komt. Welke administratieve taken je precies overdraagt, staat in jouw contract, dus controleer wie het dossier bijhoudt en herinneringen verstuurt. Ook als de arbodienst een digitaal meldsysteem aanbiedt, blijf jij verantwoordelijk voor een juiste en tijdige melding. Vraag je medewerker wel wanneer contact mogelijk is en welke lopende werkzaamheden aandacht vragen, maar vraag niet naar een diagnose. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts, die onder het medisch beroepsgeheim valt en beoordeelt welke gegevens relevant zijn voor het werk. Spreek ook af wie binnen jouw organisatie contact houdt, zodat je medewerker niet door meerdere collega’s over het verzuim wordt benaderd.

Begeleiding door de bedrijfsarts

De bedrijfsarts beoordeelt wat je medewerker nog kan doen en welke voorwaarden nodig zijn voor een verantwoorde terugkeer. Daarbij gaat het om mogelijkheden voor werk, niet om medische details die jij als werkgever te zien krijgt. Duurt het verzuim langer, dan stelt de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde ziekteweek een probleemanalyse op. Dat advies helpt jou en je medewerker om uiterlijk twee weken later samen een plan van aanpak te maken. De arbodienst kan afspraken bewaken, gesprekken organiseren en adviseren over aanpassingen van werk of werktijden. Jij ontvangt alleen informatie die nodig is voor de begeleiding, zoals de verwachte duur van het verzuim en mogelijke werkzaamheden. Ben je het niet eens met een advies over de terugkeer naar werk, dan kun je bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Je medewerker kan bij twijfel over het oordeel van de bedrijfsarts een beoordeling door een andere bedrijfsarts aanvragen.

Wat de werkgever zelf regelt

Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor loondoorbetaling, passend werk en de afspraken die je met je medewerker maakt. Een advies van de bedrijfsarts geeft richting, maar je moet zelf bekijken welke werkzaamheden je kunt aanbieden. Bespreek regelmatig hoe de terugkeer verloopt en leg afspraken en wijzigingen vast in het dossier over de terugkeer naar werk. Samen met je medewerker stel je het plan van aanpak op en pas je dit aan wanneer de situatie verandert. Ook moet je langdurig verzuim bij UWV melden zodra je medewerker 42 weken ziek is, uiterlijk op de eerste werkdag daarna. Besteed je administratie uit, controleer dan toch of die melding daadwerkelijk is gedaan en of termijnen worden gehaald. Als terugkeer in de eigen functie niet mogelijk is, onderzoek je ander passend werk binnen jouw organisatie. Biedt dat onvoldoende mogelijkheden, dan onderzoek je met je medewerker werk buiten jouw organisatie.

Taken buiten de arbodienst

Niet iedere arbodienst neemt dezelfde werkzaamheden op zich, waardoor je vooraf duidelijk moet hebben welke ondersteuning jouw organisatie nodig heeft. Zoek je een passende arbodienst, controleer dan hoe snel je medewerker bij de bedrijfsarts terechtkan. Kijk ook in het contract wie ziekmeldingen verwerkt, wie contact onderhoudt en welke begeleiding je bij langdurig verzuim krijgt. De arbodienst bepaalt niet zelfstandig of je medewerker recht heeft op loon of een uitkering, want daarvoor gelden andere verantwoordelijkheden. Ook besluit de arbodienst niet welke werkzaamheden je aanbiedt of hoe je de werkplek inricht. Blijft onduidelijk wie een taak uitvoert, vraag dan om een concrete taakverdeling voordat je afspraken vastlegt. Daarmee voorkom je dat je tijdens een verzuimtraject nog moet uitzoeken wie een termijn bewaakt of een gesprek organiseert. Duidelijke afspraken geven jou overzicht en laten je medewerker weten bij wie die terechtkan.